Politique de protection des données personnelles applicable au traitement  des données des  locataires, résidents et accédants

1 - Qui est le Responsable de traitement, quels sont ses engagements et comment le contacter ? 

Sarthe Habitat, établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) ayant son siège au 158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2, est le Responsable des traitements de données personnelles visés dans cette politique.

Sarthe Habitat accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles lors de leur analyse, leur traitement et leur utilisation. Nous nous engageons à ces que ces données personnelles soient collectées et traitées dans le respect de la règlementation en matière de protection des données personnelles, et en particulier du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après la « Règlementation »).

Pour toute question relative au Traitement de vos données personnelles, à la présente Politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Sarthe Habitat:

• par courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe-habitat.fr
• par courrier postal à l’adresse suivante : Délégué à la Protection des Données, Sarthe Habitat, 158 avenue Bollée, CS 81933, 72019 Le Mans Cedex 2.

2 - À quelle occasion sont collectées des Données Personnelles et quelles sont ces Données ?

Les données personnelles recueillies par Sarthe Habitat résultent de la communication de ces informations par la personne concernée lors du dépôt de la demande de logement (données renseignées dans le formulaire Cerfa notamment) et au long de son parcours résidentiel, y compris par l’usage des équipements et installations, lors de la réalisation d’enquêtes auprès des locataires ou résidents ou par les échanges avec Sarthe Habitat.

Certaines informations sont communiquées à Sarthe Habitat par des prestataires chargés de l’entretien ou de la maintenance du patrimoine (par exemple : les informations sur l’état des équipements, les impayés GPL), et sont utilisés notamment pour la mise en œuvre d’action curatives ou la régularisation des charges.

Par ailleurs, certaines informations (difficultés sociales, données financières, vie familiale, etc.) sont communiquées à Sarthe Habitat par le titulaire du contrat de location ou les autres Locataires dans le cadre de la gestion de relation locative, ou encore sont obtenues de partenaires dans le cadre des commissions de prévention des expulsions ou de la mise en œuvre d’actions d’accompagnement social personnalisé.

Les données que nous collectons sont indispensables pour répondre à vos demandes ou exécuter le contrat de location. Elles sont identifiées comme telles dans nos formulaires. Si vous ne renseignez pas les champs obligatoires ou ne communiquez pas les informations signalées comme obligatoires, nous ne serons pas en mesure de répondre à vos demandes. Les données ainsi recueillies sont confidentielles. Elles ne sont divulguées que dans les cas prévus par loi, pour répondre à votre demande ou assurer l’exécution du contrat de location et nos obligations en tant que bailleur social.

Les catégories d’informations que nous collectons à ce titre sont principalement :

• Les données d’identification et de contact (comme votre nom, prénom, sexe, date et de naissance, nationalité, capacité juridique, adresse email, coordonnées postales, numéro de téléphone, préférences de contact ; numéro d’immatriculation d’un véhicule en cas d’attribution d’un emplacement de stationnement, code interne d’identification ; numéro d’allocataire d’une caisse d’allocations familiales ou de mutualité sociale agricole) ;
• Les données relatives à la vie personnelle (comme votre situation familiale et matrimoniale ; régime matrimonial ; données relatives aux membres de la famille et autres occupants) ;
• Les données en lien avec votre vie professionnelle (comme l’activité professionnelle, coordonnées de l’employeur ; type d’emploi/CSP ; type de contrat) ;
•  Les données relatives à votre situation économique et financière, (comme vos ressources et charges ; procédures de surendettement) ;
• Les Données de gestion patrimoine immobilier (comme l’état du logement, définition des besoins et diagnostics, plannings d’intervention, travaux réalisés ; interventions programmées, heures de présence, contact pour l’intervention ; dégâts, sinistres et demandes d’intervention s’y rapportant ; constats et rapports d’expertise) ;
• Données relatives au handicap et à la perte d’autonomie des Locataires strictement nécessaires à la mise en œuvre de modalités de contact particulières avec les Locataires, à la réalisation des travaux d’adaptation du logement et au relogement temporaire des Locataires, ainsi que dans le cadre de l’examen en CALEOL des conditions d’occupation des logements.
• Les données se rapportant à votre contrat de location et vos conditions d’occupation  (comme le montant du loyer, accessoires et aides, les charges ; mode de règlement du loyer ; identité bancaire ou postale ; informations relatives à l’assurance habitation; impayés et arriérés et contentieux s’y rapportant ) ; informations relatives aux équipements et dotations (clés, boxes, places de parking et badges) ; informations relatives aux contacts avec le Locataire (date, heure, objet, suite apportée) ; informations collectées dans le cadre d’enquêtes (avis sur le logement, souhaits d’améliorations/travaux, conditions d’occupation…) ; informations se rapportant aux troubles d’occupation et autres incidents locatifs, incivilités (comme les déclarations relatives aux incidents ; anomalies d’occupation ; non-respect du bail, ainsi que les  données relatives aux incidents locatifs et incivilités, ainsi qu’à leur suivi et résolution, évaluation de l’efficacité des mesures ou ordonnance d’éloignement afin d’assurer la tranquillité et la sécurité des personnes ).

Il est précisé que les numéros de téléphone et adresses mail pourront être utilisés à des fins de gestion locative (comme, par exemple, les demandes d'attestation d'assurance, le rappel des loyers et charges impayés, l'organisation des rendez-vous destinés à l'entretien du patrimoine).

Selon votre situation, les informations complémentaires suivantes sont collectées et traitées :

Si vous êtes postulant à l’accession à la propriété : 

• Les informations relatives à vos démarches d’accession à la propriété (dans le cadre du formulaire d’informations) : Nom, prénom, âge, adresse et code postal, ville, numéro de téléphone, courriel, composition du ménage, type de logement recherché, zone de recherche souhaitée, prix d’achat (budget envisagé), apport personnel, statut d’occupation actuel, revenus mensuels nets du ménage et si vous avez ou non déjà effectué une étude financière concernant votre projet.

Voir notre Notice relative à la gestion de la demande

Si vous êtes un Locataire professionnel :

• Informations celles nécessaire à l’identification de votre entreprise (nom ; n° SIREN, n° SIRET, raison, dénomination et forme sociale),
• Informations relatives aux sous-locataires pour l’application des dispositions correspondantes du code de la construction et de l’habitation, notamment ses articles L. 442-8-1 à L. 442-8-3-1.

Si vous bénéficiez de mesures de suivi social personnalisé

• Les coordonnées des contacts utiles (proches, famille, tiers de confiance) ;
• Les informations détaillées relatives à la situation et au parcours personnel et  professionnel, ainsi que la situation sociale et financière (comme les habitudes de vie ; la scolarité la formation, emplois précédemment occupés ; projet professionnel ; l’existence d’un plan de surendettement et/ou d’une procédure de rétablissement personnel ou d’apurement) ;
• Les données d’évaluation sociale des personnes (comme les conditions et le contexte de vie, ainsi qu’aux difficultés sociales rencontrées, les difficultés personnelles, y compris le signalement d’un mineur en danger et de l’existence d’enfants placés et de mesures ou ordonnances d’éloignement ; les appréciations et synthèses des comptes rendus des entretiens) ;
• Les données relatives à la santé et à la dépendance, dans la mesure nécessaire à l’évaluation sociale et l’accompagnement ;
• Les mesures d’accompagnement mises en place (le type, les motifs et objectifs de la mesure, le parcours, les actions prévues, les comptes-rendus d’entretien).

3 - Pourquoi et sur quelles bases légales sont collectées les Données Personnelles ?

Nous collectons uniquement des données à caractère personnel lorsque nous disposons d’un fondement légal pour le faire et que la collecte est strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies.

Nous traitons ainsi les données à caractère personnel des Locataires pour les finalités et sur les bases légales suivantes 

Traitements nécessaires à l’exécution du contrat de bail, ou pour assurer l’application d’obligations légales, notamment les dispositions du titre IV du Code de la Construction et de l’Habitation ainsi que celles de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986, ce qui inclut :

• La gestion locative courante, ce qui comprend notamment la gestion administrative du dossier locatif (l’entrée dans les lieux et la sortie du locataire et la reprise du logement, ainsi que les opérations de quittancement, encaissement, et établissement des comptes de gestion, le suivi des consommations en eau et énergie…), le recouvrement amiable, la gestion des extranets locataires ; la gestion des locaux d'activité, des copropriétés et sous-locations ; ainsi que la gestion des plans d’évacuation en cas d’urgence ; gestion des contacts avec les Locataires ; la gestion des badges et accès) ;
• La maintenance, entretien, adaptation et réhabilitation du patrimoine, des équipements et des accessoires, le cas échéant en lien avec des tiers intervenants, ce qui comprend notamment l’identification des besoins, gestion et suivi des travaux et interventions (dont organisation des rendez-vous et visites, relevés et comptages) ; l’adaptation de logement pour personnes à mobilité réduite, sur demandes des Locataires ; la gestion des réclamations techniques ; le relevé des index des consommations individuelles d’eau et d’énergie dans le cadre de la réglementation thermique en vigueur, de la veille à l’optimisation des charges, de la refacturation des consommations réelles et de la détection d’anomalies.

L’exécution des missions d’intérêt public de Sarthe Habitat, ce qui comprend les traitements suivants :

• D’optimiser la gestion du patrimoine et des charges, allouer les ressources et assurer la maîtrise des coûts, y compris via le suivi  individuel des consommations d’eau et d’énergie) ;
• D’assurer la sûreté et la tranquillité résidentielle ;
• De mettre en œuvre des plans d’urgence pouvant conduire à l’évaluation et ou au secours de locataires ayant des besoins particuliers ;
• De mettre à jour le dossier locataire, notamment à partir des informations recueillies dans le cadre des enquêtes auprès des Locataires,
• D’optimiser la gestion des relations avec les locataires afin d’assurer une prise en charge personnalisée et accroitre la satisfaction, ce qui comprend:
  • La réalisation de campagnes d’information et de communication à destination des locataires,
  • La mise en œuvre d’actions de fidélisation auprès des locataires (par exemple : actions en direction des seniors, équilibre des peuplements, lutte contre la vacance) ;
  • L’offre de services particuliers ;
  • La réalisation d’actions de prospection en matière d'accession sociale,
  • La réalisation d’enregistrements téléphoniques afin d’améliorer la qualité du service,
  • La réalisation d’enquêtes de satisfaction notamment aux fins d’identifier les besoins des Locataires, et les mesures correctrices à mettre en œuvre.

Et plus généralement la gestion de la mise en œuvre des politiques publiques concernant l'habitat à caractère social, ainsi que leur évaluation, notamment :

• La prévention des expulsions (actions collectives de prévention, propositions de plans d’apurement, saisine des plateformes de médiation),
• L’assistance au relogement dans les conditions prévues par les articles 13 et 13 bis de la loi du 01/09/1948 modifié par la loi N° 2009-323 du 25 mars 2009,
• La gestion de l’accession sociale à la propriété et des PSLA (prêt social location accession),
• La réalisation d’enquêtes en matière d’accession à la propriété et de location et l’établissement de statistiques, y compris individuelles, relatives à la gestion et à l’occupation du patrimoine immobilier, à la réhabilitation des immeubles et des logements ou à l’appréciation de la qualité du service.

La poursuite de l’intérêt légitime de Sarthe Habitat

Sarthe Habitat est également conduit à mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel afin de poursuivre son intérêt légitime d’optimiser la gestion financière de son patrimoine immobilier, notamment la mise en œuvre d’outils d’analyse prédictive afin de lutter contre la vacance, ainsi qu’à fin d’optimiser le recouvrement de créance par le biais d’un système permettant d’analyser les actions de recouvrement les plus pertinentes, ainsi que pour lui permettre d’assurer la défense de ses intérêts en justice.

Par ailleurs, Sarthe Habitat met en œuvre des traitements ayant pour finalité la gestion des contentieux, la prise en compte des décisions de justice lorsqu’elles ont une incidence sur un lieu de résidence, telles que les décisions ordonnant l’éloignement d’un résident ou un relogement en urgence, la protection et l’assistance aux victimes, par application de l’article 46 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 aux termes duquel les responsables de traitements sont autorisés à traiter des données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté qu’aux fins de leur permettre de préparer et, le cas échéant, d'exercer et de suivre une action en justice en tant que victime, mise en cause, ou pour le compte de ceux-ci et de faire exécuter la décision rendue, pour une durée strictement proportionnée à ces finalités.

4 - Sarthe Habitat met-elle en œuvre des traitements à des fins de profilage ou de prise de décision automatisée ? 

Sarthe Habitat recourt à un système d’analyse du risque de vacance de logement reposant sur un outil d'analyse prédictive de données comportementales, patrimoniales et éventuellement environnementales.

Ce traitement consiste à calculer la probabilité de départ de chaque locataire.

Le score obtenu est analysé par les personnels habilités de Sarthe Habitat afin, dans l’intérêt du locataire et pour améliorer les recettes d’exploitation de l’organisme, d’étudier les raisons d’un tel départ et d’identifier les mesures qui permettraient de l’éviter. Le cas échéant, Sarthe Habitat pourra décider de mettre en place, après étude de faisabilité, des actions et solutions particulières visant à prendre en compte les besoins exprimés.

Le locataire a, à tout moment, la faculté de s’opposer à la mise en œuvre du traitement à son égard selon les modalités indiquées au paragraphe dédié aux  « Droits des personnes » ci-dessous.En aucun cas ce système n’est utilisé aux fins de prise de décision automatisée ou autres mesures susceptible d’impacter les locataires.

5 - Combien de temps sont conservées les données personnelles ?

D’une manière générale, vos données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation locative, ainsi que, le cas échant, jusqu’au paiement complet des sommes dues à Sarthe Habitat, augmenté d’une durée de dix-huit mois, temps nécessaire à la clôture administrative et comptable du dossier. Les informations sur les Locataires font ensuite l’objet d’un archivage afin de répondre à nos obligations légales ou à des fins probatoires en cas de contentieux pendant la durée de la prescription applicable. Notamment les données à caractère personnel se rapportant aux dossiers instruits en Commissions d’attribution des logements et d’examen de l’occupation des logements (CALEOL) sont conservées pendant une durée de cinq années aux fins de permettre la réalisation des contrôles de l’Agence nationale du contrôle du logement social (ANCOLS).

S’agissant des données collectées dans le cadre d’enquêtes, et sous réserve des dispositions particulières applicables aux enquêtes obligatoires, les données sont supprimées ou anonymisées à bref délai à l’issue de l’exploitation des résultats de l’enquête, et, le cas échéant, de la mise à jour des dossiers locataires. Les formulaires papiers renseignés lors de l’enquête font l’objet d’une destruction dès la fin de l’exploitation des résultats de l’enquête. Les données collectées dans le cadre des enquêtes obligatoires sont conservées d’une échéance à l’autre.

A l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées ou archivées dans les conditions prévues par les dispositions du code du patrimoine prescrivant aux gestionnaires publics de logement sociaux de verser des documents au service d’archivage départemental.

Le tableau ci-dessous vous indique les durées de conservation spécifiques :

6 - Quels sont les destinataires des données personnelles et dans quels cas y a-t-il des transferts en dehors de l’Union Européenne ?

Sarthe Habitat est conduit à partager certaines données personnelles à des destinataires internes et externes :

Au sein de Sarthe Habitat, les Données de gestion courante (Données d’identification et de contact (y compris celles des ayants droit en cas de décès du locataire) / Vie personnelle / Vie professionnelle / Données relatives à l’exécution du contrat de location et aux conditions d’occupation/ Données de gestion du patrimoine) seront transmises à nos différents services habilités, notamment les services centraux et les agences en charge de la gestion locative et des relations avec les locataires.

Il peut également nous arriver ponctuellement d’avoir à transmettre certaines données personnelles à une tierce personne dans les cas suivants :

• Lorsqu’une telle communication est requise par la loi ou une disposition réglementaire (comme par la CAF,  les services des impôts, les partenaires en charge de l’analyse des territoires, le GIP SNE dans le cadre de l’instruction des demandes de logement social ou encore les services des communes ou des EPCI chargés du calcul de la taxe incitative et de la redevance incitative d’enlèvement des ordures ménagères et la gestion des cartes d’accès en déchetterie), une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de ses droits de Sarthe Habitat ou des personnes),
• Aux victimes d’incidents, ainsi que leurs représentants légaux (tuteurs, UDAF, ATH), pour les informations relatives à la protection et l’assistance aux victimes,
• Lorsque Sarthe Habitat peut s’appuyer sur son intérêt légitime ou celui d’un tiers dans les conditions prévues par la législation après information préalable spécifique et possibilité de refus du locataire, notamment aux opérateurs d'effacement travaillant dans le cadre des politiques publiques de réduction de la consommation énergétique,
• Lorsque vous nous avez transmis votre accord préalable,
• En vue de sauvegarder la vie de la personne.

Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Les données peuvent être transférées en dehors de l'Union Européenne (Maroc et Tunisie) dans le cadre de la maintenance technique de notre système d'information. Les garanties prévues par le RGPD ont été mises en place (clauses contractuelles types pour le transfert de données d’un responsable de traitement vers un sous-traitant). Vous pouvez demander à y accéder en vous adressant au Délégué à la Protection des Données de Sarthe Habitat.

Par ailleurs, Sarthe Habitat a recours à des prestataires qui hébergent ses données sur le sol de l’Union Européenne mais qui peuvent être soumis à une législation étrangère, notamment la société Microsoft. Pour en savoir plus sur les pratiques de Microsoft en matière de protection des données, vous pouvez consulter le lien suivant : https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement

7 - Comment est assurée la sécurité des données personnelles ? 

Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles conformes aux exigences légales et réglementaires françaises et européennes, permettant d’assurer leur sécurité et leur confidentialité.

En particulier, Sarthe Habitat utilise des technologies de protection, comme :

• Des mécanismes d’authentification à l’état de l’art ainsi que des procédures strictes d’octroi et de révocation des habilitations permettant de garantir que seules les personnels habilités aient accès à vos données ;
• Des outils dédiés à l’audit de l’accès aux données personnelles ;
• Des technologies avancées de filtrage et de protection des réseaux (pare-feu) ;
• Des sauvegardes quotidiennes de vos données pour prévenir tout dommage en cas d’incident ou de sinistre sur nos infrastructures notamment ;
• Vos données peuvent être chiffrées, pendant leur transit ou pour leur stockage, au moyen de mécanismes cryptographiques pour en assurer la confidentialité.

En outre, un dispositif de contrôle sémantique est mis en œuvre sur les zones de saisie libre et tous les personnels de l’organisme sont régulièrement sensibilisés à la protection des données.

Sarthe Habitat a par ailleurs mis en œuvre des mesures de sécurité renforcée pour assurer la sécurité du traitement  des données traitées dans le cadre de l’accompagnements social personnalisé afin de s’assurer que seules les personnes strictement en charge de cet accompagnement aient accès aux données (notamment règles d’habilitation particulières, traçabilité des accès).

Sarthe Habitat s’assure, aux termes d’engagements écrits, que ses prestataires présentent des garanties et mettent en œuvre des mesures de sécurité suffisantes pour assurer la protection des données personnelles dont le Traitement leur est confié, conformément aux exigences de la Règlementation en matière de protection des données personnelles.

8 - Quels sont les droits dont disposent les personnes concernées ?

En application de la Règlementation, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’information : vous permet d’obtenir des informations complémentaires relatives aux traitements opérés par Sarthe Habitat sur vos données personnelles ;
• Droit d’accès et de copie, et droit à la portabilité : vous permet de visualiser et obtenir communication de vos données à caractère personnel et de les vérifier ; dans certains cas prévus par la loi, vous pouvez demander à recevoir les données à caractère personnel dans un format structuré couramment utilisé, lisible par machine et interopérable.
• Droit de rectification de vos données personnelles : vous permet de faire corriger les ou compléter vos données. Nous sommes susceptibles dans ce cas de vous demander des justificatifs ;
• Droit au retrait du consentement : lorsque le traitement de vos données a nécessité vos consentement, vous pouvez le retirer à tout moment ;
• Droit d’opposition, d’effacement et de limitation : vous pouvez pour des motifs tenant à vos situation particulière, vous opposer au traitement des données vous concernant ; demander l’effacement de vos données personnelles notamment si vous considérez que notre traitement de vos données vous concernant n’est plus nécessaire au regard des de réalisation des finalités visées dans cette politique ou que leur conservation est contraire à la loi, vous avez retiré votre consentement ou lorsque vos données ont été collectées alors que vous étiez mineur. Vous pouvez alternativement, demander, au lieu de l’effacement de vos données à caractère personnel, la limitation de leur traitement ;

Veuillez noter toutefois que (limitations à l’exercice de ces droits) :

• Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement lorsque celui-ci est nécessaire à l’exécution de votre contrat de location, lorsqu’il est prévu par la loi ou que le traitement  répond à une obligation légale à laquelle nous sommes tenus ;
• Nonobstant l’exercice de vos droit à l’effacement ou à limitation nous sommes susceptibles de conserver certaines données personnelles vous concernant lorsque nous avons un motif légitime de le faire (par exemple pour nous permettre de justifier de l’exécution d’un contrat), pour l’exercice ou la défense de droits en justice ou encore lorsque l’exercice de ce droit porte atteinte à droit à la liberté d’expression et d’information ;
• Lorsque le traitement est fondé sur le respect d’une obligation légale, le droit à l’effacement et le droit à la portabilité des données ne s’appliquent pas.

Ces droits peuvent être exercés directement en envoyant un courriel à l’adresse suivante : dpo@sarthe-habitat.fr . Un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Nous attirons votre attention sur le fait qu’en vertu de la Règlementation, vous ne pouvez exercer votre demande qu’à l’égard de vos propres données personnelles et non des autres membres de votre foyer, à moins qu’il s’agisse de mineurs ou de majeurs protégés que vous représentez.

Vous disposez par ailleurs du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, Tel : 01 53 73 22 22, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Sarthe Habitat collecte et traite vos Données.

9 - Mise à jour de cette politique 

Sarthe Habitat peut être amené à modifier la présente Politique. Dans ce cas, vous en serez informé par courrier, par un avertissement personnalisé lorsque vous vous connectez à votre compte Sarthe habitat ou tout autre moyen approprié, Vous invitant à consulter la Politique mise à jour.

Date de la dernière mise à jour : 21 juillet 2020

Objet : réécriture de la politique pour présenter plus en détail les traitements.